Datenschutzerklaerung

1. Verantwortlicher

Flatwise GmbH, Muenchen. E-Mail: datenschutz@flatwise.de. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO fuer die Verarbeitung personenbezogener Daten im milo-Portal.

2. Datenschutzbeauftragter

Derzeit ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nicht gesetzlich vorgeschrieben. Freiwilliger Ansprechpartner: datenschutz@flatwise.de.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

a) Kontoverwaltung und Portalnutzung

Zweck: Registrierung, Authentifizierung, Kontoverwaltung, Bereitstellung der Portalfunktionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfuellung). Daten: E-Mail, Name, Passwort-Hash, Telefonnummer (optional).

b) Energievermittlung (Cleo Energy)

Zweck: Vergleich und Vermittlung von Energieliefervertraegen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Maklervollmacht). Daten: Name, Adresse, Zaehlerstaende, aktuelle Tarife, Verbrauchshistorie.

c) Verbrauchsdatenerfassung

Zweck: Zaehlerablesung, Plausibilitaetspruefung, Nebenkostenabrechnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Daten: Zaehlerstaende, Zaehlerfotos, Zeitstempel.

d) Kommunikation

Zweck: Nachrichtenaustausch mit HV, Benachrichtigungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b (E-Mail/In-App) + Art. 6 Abs. 1 lit. a (Push/SMS). Daten: Nachrichteninhalte, Zustellstatus.

e) Schadensmeldung mit KI-Kategorisierung

Zweck: Erfassung und automatische Kategorisierung von Schadensmeldungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b + lit. f DSGVO. Daten: Beschreibungstext, Fotos, KI-generierte Kategorisierung.

f) Analytics und Plattformverbesserung

Zweck: Nutzungsstatistiken, Fehlererkennung, Performancemonitoring. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Daten: Anonymisierte Nutzungsdaten, Fehlerlogs, Geraetemetadaten.

4. Auftragsverarbeitung

Flatwise verarbeitet personenbezogene Mieterdaten im Auftrag der jeweiligen Hausverwaltung. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO.

5. Eigenstaendige Verarbeitung durch Flatwise

Fuer folgende Verarbeitungen ist Flatwise eigenstaendig Verantwortlicher: direkte Mieterbeziehung (Kontoverwaltung, Portalnutzung), Energievermittlung ueber Cleo Energy (Maklervollmacht, Tarifvergleich), Analytics und Plattformbetrieb, Kommunikation im Rahmen der Portalnutzung.

6. Datenkategorien

Stammdaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse), Vertragsdaten (Mietvertragsnummer, Mietbeginn/-ende, Miethoehe), Verbrauchsdaten (Zaehlerstaende, Verbrauchshistorie, MaLo-ID), Kommunikationsdaten (Nachrichteninhalte, Anhaenge, Zustellstatus), Zaehlerfotos, Finanzdaten (SEPA-Kontodaten nur fuer Energieanbieter), Nutzungsdaten (Login-Zeitpunkte, anonymisierte IP-Adressen, Geraeteinfo).

7. Empfaenger und Drittlaender

Empfaenger: Hausverwaltung, Cleo Energy / Energieanbieter, Messdienstleister, SMS-Provider (Seven.io), Hosting-Provider (Hetzner/EU). Alle Verarbeitungen finden innerhalb der EU/EWR statt.

8. Speicherdauer

Kontodaten: Bis Kontoloeschung + 30 Tage. Verbrauchsdaten (anonymisiert): Unbegrenzt. Zaehlerfotos: 90 Tage. Kommunikation: Bis Kontoloeschung. SEPA-Daten: Bis Widerruf + 6 Jahre (HGB). Steuerrelevante Belege: 10 Jahre (AO/HGB). Server-Logfiles: 14 Tage. Consent-Records: Unbegrenzt (Nachweis).

9. Betroffenenrechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Loeschung (Art. 17), Einschraenkung (Art. 18), Datenportabilitaet (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Widerruf (Art. 7 Abs. 3). Beschwerderecht bei der zustaendigen Aufsichtsbehoerde (BayLDA, Ansbach).

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die KI-gestuetzte Kategorisierung von Schadensmeldungen stellt eine automatisierte Verarbeitung dar, hat jedoch keine rechtliche oder aehnlich erhebliche Wirkung. Ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Cookies und Tracking

Das milo-Portal verwendet nur technisch notwendige Cookies (Session-Cookie fuer Authentifizierung) und funktionale Cookies (Spracheinstellung, Theme-Praeferenz). Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies eingesetzt.